ダンス合宿の幹事が事前に集めたい参加者情報｜名簿作成チェックリスト

大学ダンスサークルの合宿では、練習メニューだけでなく、移動、部屋割り、食事、役割分担まで幹事が同時に整える必要があります。直前になって「到着時間が違った」「食事の配慮事項を聞けていなかった」と気づくと、現地での練習時間まで削られかねません。

そこで今回は、ダンス合宿の幹事が参加者から事前に集めたい情報と、名簿を安全に共有するための考え方を整理します。必要な情報を一度で集め、変更も追える形にしておくことが、合宿当日の動きを軽くする第一歩です。

最初に決めるのは「何のために集めるか」

参加者情報は、多ければよいわけではありません。部屋割りに使う情報、移動確認に使う情報、緊急時だけ参照する情報など、利用目的を先に決めてから項目を作ります。フォームの冒頭には、回答期限、利用目的、閲覧する担当者、回答後の変更方法を明記しましょう。

• 回答必須と任意の項目を分ける
• 現時点で未定なら「未定」を選べるようにする
• 個人情報は運営に必要な範囲だけ集める
• 変更連絡の窓口を一つに決める

ダンス合宿前に集めたい参加者情報

1．基本情報と参加日程

氏名、ふりがな、学年、所属するジャンルやパート、連絡先、参加日を確認します。途中参加・途中帰宅がある場合は、日付だけでなく到着・出発予定時刻も回答してもらうと、点呼や練習班の編成がしやすくなります。

2．往復の移動情報

集合方法、利用予定の駅や車、到着予定時刻、帰りの予定を集めます。大きな荷物がある人や、ほかのメンバーと異なる時間に到着する人も把握しておくと、集合担当を決めやすくなります。

3．宿泊と部屋割りの配慮事項

宿泊日数に加え、部屋割りで幹事に伝えておきたい事情があるかを任意で確認します。回答内容を全員に公開せず、部屋割り担当者だけが確認する欄を用意すると安心です。部屋割りの進め方は「ダンスサークル合宿の部屋割り」も参考にしてください。

4．食事・体調・活動上の配慮

食物アレルギーや食事上の配慮、練習や館内利用で幹事に共有したい事項を確認します。内容によっては施設への相談が必要になるため、回答期限を早めに設定します。健康に関する情報は取り扱い範囲を絞り、必要な担当者だけで確認してください。

5．練習班と担当役割

出演曲、ジャンル、パート、経験年数など、練習班を組むための情報を集めます。あわせて、点呼、音源、撮影、会計、荷物、清掃などの担当希望も聞いておくと、仕事が幹事一人に集中しません。時間割を作る際は「振り入れ合宿を成功させる時間割」、音源担当には「ダンス合宿の音源準備チェックリスト」も共有しておくと便利です。

フォームは回答しやすさを優先する

Googleフォームなどを使う場合は、一つの長い自由記述欄にせず、「基本情報」「移動」「宿泊」「食事・配慮」「練習・担当」の順に分けます。選択式を中心にし、補足が必要な項目だけ自由記述にすると、集計時の表記ゆれを減らせます。

回答送信後に修正できる方法か、変更専用の連絡先も案内しておきましょう。締切後に変更が出ることを前提に、「最終更新日」の列を設けると、古い情報との混同を防げます。

幹事用名簿と全員共有表を分ける

集めた回答をそのまま全員に共有するのは避けます。情報の性質ごとに閲覧範囲を分けるのが基本です。

情報	主な用途	共有範囲の目安
氏名・参加日・練習班	点呼、班編成	参加者に必要な範囲
到着・出発予定	集合、送迎相談	移動担当と幹事
食事・体調等の配慮	施設相談、当日対応	必要な担当者のみ
緊急連絡に必要な情報	緊急時の連絡	責任者に限定

集計後に幹事がやること

• 参加日と到着時刻を基に最終人数を確認する
• 部屋割りと練習班を作り、担当者を割り当てる
• 食事や館内利用の配慮事項を施設へ早めに相談する
• 集合、持ち物、支払い、変更連絡の締切を再案内する
• 当日用の名簿には必要最小限の情報だけ載せる

無限館へ相談するときに伝えたい情報

伊豆高原の無限館は、20名様以上の団体で利用できる一棟貸切の施設です。館内には体育館兼武道場、客室5室と大広間があり、練習・食事・入浴・振り返りを同じ施設内で進められます。客室の詳細は「客室ページ」、ダンス合宿向けの設備と利用イメージは「ダンスページ」で確認できます。

お問い合わせの際は、団体名、代表者名、連絡先、予定人数、チェックイン・チェックアウト希望日、相談内容をお知らせください。日程や利用方法がまだ確定していなくても、現時点で分かる範囲をまとめておくと相談がスムーズです。

幹事向け最終チェック

• 必要な項目だけを集めているか
• 回答期限と変更方法を案内したか
• センシティブな情報の閲覧者を限定したか
• 施設へ伝える人数・日程・配慮事項を整理したか
• 最新の名簿を誰が管理するか決めたか

参加者情報が整理できると、幹事は当日の判断に集中しやすくなり、メンバーも練習へ入りやすくなります。無限館でのダンス合宿については、お問い合わせフォームまたはLINEで簡単問い合わせからご相談ください。